Kerstlichtjes actie - achter de schermen

Al meerdere jaren organiseren we een actie waarbij mensen een bijdrage kunnen krijgen vanuit het Verrijk je Wijk budget om je woning of straat wat extra te versieren met de feestdagen in december.

Dat geeft erg leuke (straat)resultaten.

In het kort / samenvatting

De actie is uitsluitend op onze eigen website gepubliceerd. Één centrale plaats waar de juiste informatie staat. Alle aanvragers zijn via deze pagina naar het formulier gestuurd.

De resultaten van het formulier kwamen in een teams kanaal binnen. Vanuit daar werd het verwerkt in een Excel bestand waar een aantal controles in zaten.

Vanuit het Excel bestand werd er een uniek toekenningsnummer gekoppeld aan een aanvraag. De terugkoppeling van dat unieke nummer werd per e-mail naar de aanvragers verstuurd.

De meeste aanvragers reageerden op de toekenningsmail. Meestal met een leesbare kassabon / factuur en een correct IBAN nummer. Die gegevens werden in een Excel betaallijst gestopt.

De gegevens in deze betaallijst werden in bulk aangeleverd bij de bank met een vriendelijke omschrijving per IBAN nummer waardoor duidelijk was waar het geld vandaan kwam.

De uitgebreidere versie

Aangezien we vorig jaar gemerkt hebben dat de bewoners al aan de haal gingen met de actie voordat die gestart was wilden we dat voor 2021 wat strakker organiseren. Los van de enorme hoeveelheid werk die dat voor de secretaris en penningmeester met zich meebracht. Dat moest slimmer kunnen. 

Uiteraard kwamen nu ook al aanvragen voor de start van de actie binnen. Die mensen hebben netjes een antwoord gekregen dat je hiervoor geen subsidie kunt aanvragen als de actie niet eens gestart is.

Voorbereiding

Je hebt verwerkingstijd nodig. We wilden voor de kerst de betalingen gedaan hebben. Daarvoor reserveerden we een week.

Dan kom je op een sluitingsdatum. Bij ons werd dat 18 december. Declaraties aanleveren voor de 18e, dan hadden we genoeg tijd om de declaraties te verwerken, controleren en uit te betalen.

Bedenk vooraf een budget. Dan voorkom je verrassingen. Je hoeft het budget niet te communiceren maar het kan geen kwaad om te vertellen dat het om gemeenschapsgeld gaat en je daar zorgvuldig mee wil omgaan.

Wij kozen ervoor om mensen uit te sluiten van deelname als ze in de afgelopen drie jaar al meegedaan hadden aan een kerstlichtjes actie. En ja, we kwamen aanvragen tegen van meerdere jaren op hetzelfde adres / door dezelfde personen. 

Het formulier

Het formulier is gemaakt met Microsoft Office 365, Forms. De gegevens die er in het formulier gevraagd werden kwamen in een apart Teams kanaal terecht. Zodat de hele wijkraad inzage had en alles transparant was voor iedereen binnen de wijkraad.

Gedeelde mailbox

Ook gebruikten we een extra gedeelde e-mailadres/box om de penningmeester en secretaris niet onnodig te belasten, maar ze wel te kunnen laten meekijken.

Voordeel is dat we dat mailadres dan na de actie kunnen laten vallen / verwijderen en dat dan ook echt klaar is.

Website

We hebben een aparte pagina aangemaakt op onze website om de actie te kunnen delen en toelichten.

Dan weet je zeker dat de spelregels en kleine lettertjes in ieder geval in beeld zijn gekomen bij de deelnemers. Of ze het ook echt lezen weet je nooit. We kregen, als declaratie, ook kassabonnen opgestuurd zonder IBAN nummer. Ik bedoel maar.

Onze website heeft de mogelijkheid om op basis van een datum en tijd bepaalde blokjes aan of uit te kunnen zetten. Nu staat er op die pagina de afbeelding met tekst Sorry. Tijdens de actie was die natuurlijk niet zichtbaar.

Facebook

Zodra de actie pagina klaar was hebben we die via Facebook verder gedeeld. Uiteraard is het handig om je logo of andere herkenbare afbeeldingen terug te laten komen.

Het grote voordeel van Facebook is dat je bewoners de informatie verder verspreiden binnen hun netwerk. Maar ook een follow up of foto's delen is vrij eenvoudig. En mensen zijn dol op foto's.

We hadden ook gevraagd om een foto van het resultaat. Nu hebben we die echt niet van iedereen ontvangen, maar met 50 foto's konden we er in ieder geval een leuk facebook album van maken. En door steeds nieuwe foto's toe te voegen bleef de actie mooi in beeld.

De aanvragen

Je hebt het formulier kunnen zien en hoe dat in het Teams kanaal binnen kwam.

In verband met de AVG zetten we hier verder geen afbeeldingen van online. 

De gegevens waren in het formulier gevraagd en door de deelnemer zelf verstrekt. Wij voegden daar de controle op mogelijke deelname in de afgelopen drie jaar aan toe. Adres, naam, telefoonnummer en e-mailadres werden daarvoor gebruikt. 

Soms kwamen we ook dubbele aanvragen tegen. Van ongeduldige mensen die gelijk een nutteloze reactie verwachten. Van man en vrouw die het allebei een leuk idee vonden of van dochter die het voor haar ouders aanvroeg, terwijl de ouders dochter al dagen voor waren.

Grappig detail was dat we ook aanvragen van buiten de Reeshof ontvingen. Gelukkig hadden we een lijst met de straatnamen in onze wijk, zodat we daar eenvoudiger op konden controleren.

Unieke code

Dan hadden we een lijst met goedgekeurde aanvragen. Die wil je dan een mailtje sturen met de vervolginstructies. We gebruikten daarvoor de mailmerge mogelijkheid van Word, Excel, Outlook. Een keurig opgemaakt mailtje, gepersonaliseerd in de aanhef, uitlezen om hoeveel woningen de aanvraag ging, gelijk de maximale vergoeding nog eens aangestipt en duidelijk verteld welke gegevens we nodig hadden om te kunnen vergoeden.

En een unieke code waardoor we de aanvraag uiteindelijk aan een betaling konden koppelen. 

Declaraties

Dan komt het werk van de declaraties. Bonnen leesbaar? Welk bedrag is de declaratie? Is dat meer of minder dan de maximale vergoeding? Gaat het ook om kerstverlichting? Wat doen we met een verlengsnoer of een tijdklok? Staat er een correct IBAN nummer bij?

En ook hier weer controle op dubbele code's, dubbele IBAN nummers en of het bedrag in de lijn van de aanvraag lag.

De controle werd volgens het vier ogen principe gedaan. Een ander lid van de wijkraad controleerde het werk actief en bij diverse declaraties werd het hele traject gecontroleerd. 

Betalen

Een beetje afhankelijk van het aantal deelnemers, maar om iedere declaratie handmatig te moeten overmaken is best een klus. Ook dat moest slimmer kunnen. En dat kon.

De gegevens om te kunnen betalen: IBAN nummer, tenaamstelling, bedrag en omschrijving in een losse lijst gestopt, digitaal aanleveren bij de bank als bulk opdracht. Keurig een rapportje terugkrijgen en als pdf kunnen opslaan met welke begunstigden welke bedragen gekregen hebben. Penningmeester ook weer blij.

Nazorg

Natuurlijk gaat er wel eens wat mis. We hebben de aparte mailbox daarom bewust wat langer open gehouden om reacties te kunnen ontvangen en verzenden. En ja, zelfs al was er over het hele proces uitgebreid nagedacht, een foutje is zo gemaakt. Zo ook bij ons. Maar gelukkig waren de nazorg gevallen op één hand te tellen.

Wat cijfers

In zo'n actie zit werk. Om de personen die de actie "nuttigen" een beetje een idee te geven hadden we onderstaande tekst op onze facebook pagina geplaatst, ook als bezink momentje voor wat ongeduldigere personen ;)

Dat was de status van 18 december.

Al met al waren de penningmeester en secretaris erg tevreden met de transparante afhandeling, zonder dat zij er werk aan hadden.